Projectleiders: 8 tips voor succesvolle VeiligPlus-aanpak
Draagvlak voor de VeiligPlus-aanpak is er meer dan voldoende, vertellen de negen projectleiders die in hun organisatie gestart zijn met de aanpak. Iedereen onderkent het belang van een dialoog over veiligheid. Op 4 mei ontving StAG de projectleiders om te horen hoe de uitrol van de VeiligPlus-aanpak verloopt. Wat hebben zij geleerd? Welke tips kunnen zij geven aan organisaties die nog gaan starten?
Tip 1: Inspireer mensen om mee te doen
Draagvlak voor de VeiligPlus-aanpak is er voldoende. Maar hoe zorg je ervoor dat mensen er ook echt tijd voor vrijmaken? Er moet vaak al zoveel en ‘dan komt de VeiligPlus-aanpak er ook nog bij’. Hoe ga je daarmee om? Door mensen te inspireren om mee te doen. Maak duidelijk dat de werkdruk vermindert en de zorg verbetert als je in gesprek gaat met elkaar. Belangrijk daarbij is om niet alleen over incidenten te praten, maar ook over sociale veiligheid binnen het team.
Tip 2: Neem ruim de tijd voor de eerste fase
Zelfs wanneer een bestuurder enthousiast is, zijn er vaak meerdere hobbels die de organisatie moet nemen om de VeiligPlus-aanpak van de grond te krijgen. Dat kost tijd en inzet. Door ruim de tijd te nemen voor Fase 1, vergroot je de kans op een succesvolle start.
Tip 3: Maak een strakke planning
De VeiligPlus-aanpak is de meest georganiseerde dialoog die er is. Het klinkt tegenstrijdig, maar een strakke planning is nodig om een spontaan gesprek op gang te brengen. Is de dialoog eenmaal goed ingebed, dan wordt deze vanzelf een natuurlijk onderdeel van het teamoverleg.
Tip 4: Kies je eigen benamingen voor de rollen
Kun je niet zoveel met de termen Bezieler of Aanjager? Geen probleem. Bedenk je eigen termen of gebruik bestaande functienamen. Wel is het goed om het gesprek aan te gaan over wie het beste past bij de beoogde rol. De Bezieler zou iemand met mandaat in de organisatie moeten zijn, zoals een bestuurder. De Aanjager kan een teamleider zijn, maar ook iemand anders in het team.
Tip 5: Scheid procesbewaking van inhoudelijke betrokkenheid
Wanneer de Aanjager in zijn dagelijks werk dicht op de praktijk zit, is de verleiding groot om mee te discussiëren. Toch kan de procesbewaker in eerste instantie beter inhoudelijk niet te veel betrokken zijn bij de discussie en de bespreking van de stellingen. Door eerst te focussen op het proces, kan het team in zijn kracht kan komen. Als het goed gaat, kan de procesbewaker in een later stadium meepraten.
Tip 6: Maak tijd door sommige dingen even niet te doen
Teamagenda’s zitten vaak overvol. Máák ruimte. Kijk waarin je wilt investeren en laat sommige onderwerpen tijdelijk vallen. Zorg dat iemand met mandaat, bijvoorbeeld de bestuurder, het ‘hitteschild’ is en naar buiten toe aangeeft: dit doen we nu even niet.
Tip 7: Zorg voor oplossingen na de Veiligheidsdialoog
Wil je dat de dialoog op gang blijft, zorg dan dat er daadwerkelijk oplossingen komen voor de dilemma’s die daar om vragen. Ga ervan uit dat er geen problemen zijn waar geen oplossingen voor zijn, zo lang mensen maar met elkaar in gesprek blijven. Het helpt ook als medewerkers weten en ervaren dat ze de bestuurder proactief kunnen benaderen.
Tip 8: Kies één thema bij de Veiligheidsronde
De Veiligheidsronde krijgt meer focus als per ronde één thema wordt besproken. Zo leert iedereen van elkaar wat er rond dat thema speelt. Laat daarbij de bestuurder bij de Doeners langs gaan en niet andersom. Een bestuurder die meediscussieert over de stellingen en meedoet met dingen die het team ook doet, werkt heel stimulerend.
Veiligheid moet eigenlijk altijd op de agenda staan, concludeerden de negen projectleiders in de bijeenkomst. Het is dan ook niet zozeer belangrijk hóe je de VeiligPlus-aanpak implementeert, maar dát je het doet. En dus luidt het eindadvies: doe het vooral zoals past binnen je eigen organisatie.
